Mon collaborateur n’est plus apte au travail. Que faire?

Quand l’un de vos employés devient inapte au travail, il est recommandé de prendre les mesures correctives à un stade précoce.

Vos possibilités d'action concrètes et le soutien éventuel offert par les assureurs d'indemnités journalières en cas de maladie ou d'accident dépendent du fait que l'absence du salarié est due à une maladie, à un accident assuré ou à une maladie professionnelle. Il est également important de savoir si cet employé est affilié ou non à une compagnie d'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie.

Quand l’employé devenu inapte au travail reçoit un soutien coordonné de différentes parties et s’il est dans l’ensemble bien accompagné dans le processus de maintien en emploi, le résultat est le plus souvent positif. Les nombreux exemples pratiques racontent tous l'histoire d'une (ré)intégration réussie.

Quand l’incapacité de travail est dû à la maladie

En tant qu'employeur, vous devez d'abord vous faire une idée précise des chances qu’a votre employé de réintégrer son lieu de travail habituel. Pour cela, il est indispensable de s'entretenir avec lui et, si nécessaire, avec le médecin traitant. Expliquez au médecin les exigences du poste. Demandez si et, le cas échéant, quand et dans quelles conditions l’employé pourra retourner au travail. Dans ce cadre, il est vivement recommandé d’utiliser le Profil d’intégration axé sur les ressources (PIR).

Veuillez noter que vous ne devez pas demander de diagnostic lors d'une conversation avec le médecin traitant. Pour faciliter les échanges entre l'employeur et le médecin, l’employé concerné peut délivrer une procuration.

Voici deux modèles de procuration pour l'échange d'informations visant le maintien en emploi.

Réponses aux questions fréquentes

Liste des questions et réponses les plus importantes concernant les absences pour cause de maladie :
 

Vous pouvez demander une discussion sur le cas considéré ou en organiser une vous-même, avec pour participants :

  • la personne concernée,
  • les organismes et institutions qui contribuent à la réussite du retour au travail (assureurs  d'indemnités journalières en cas de maladie, office AI, médecins traitants, etc.).

L'objectif est de clarifier et de coordonner la suite de la procédure avec tous les participants. Il importe également de suivre la gestion du dossier et les mesures associées. Assurez-vous que toutes les personnes de contact ainsi que leurs numéros de téléphone et leurs adresses e-mail soient connus.

Après avoir reçu votre signalement de maladie, l'assureur évaluera son obligation de verser des prestations sur la base, entre autres, des documents médicaux. En général, vous saurez rapidement s’il accepte votre demande d'indemnités journalières.

De nombreux assureurs proposent encore d'autres services pour la détection précoce et le maintien en emploi. L'assureur s'engage donc à améliorer la coordination et la coopération entre les partenaires. Il peut également demander à l’employé de s'inscrire auprès de l’office AI compétent et mettre en place un système de gestion des soins de santé (case management). L’employé bénéficie de mesures ciblées de stabilisation médicale et professionnelle.

La loi prévoit la poursuite du paiement des salaires pendant une "durée appropriée", mais au moins  trois semaines. Ce droit augmente avec chaque année de travail. Les tribunaux suisses ne se sont pas entendus sur une durée précise. Ce qui est « approprié » se mesure à l’aune de la pratique bâloise, bernoise ou zurichoise. Vous trouvez ici de plus amples informations.

En principe, les vacances ne peuvent pas être raccourcies. Ce n'est que si un employé est malade  plus de deux mois que l'employeur peut réduire le droit aux vacances d'un douzième pour le deuxième mois et d'un douzième pour chaque mois complet supplémentaire.

La mention de la maladie dans le certificat de travail n'est autorisée que dans des cas exceptionnels, en l’occurrence si la maladie affecte directement la capacité de travail de l'employé et constitue la raison du licenciement.

Une inscription à l’AI a du sens…

  • si vous avez besoin du soutien d’un office AI pour le maintien en emploi,
  • s’il est utile de vérifier l’efficacité des prestations de l’AI en faveur de l'intégration,
  • s’il est peu probable que la personne concernée puisse retrouver son emploi actuel.

Veuillez noter que seul votre employé peut s’enregistrer auprès de l'AI, étant entendu que vous êtes libre de le soutenir dans sa démarche. Si vous avez souscrit une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, la compagnie d'assurance se chargera de l'inscription à l'AI si elle est justifiée. L’employeur en est informé directement.

Vous trouverez le formulaire d'inscription à l'AI ici, et l’office AI compétent sous ce lien.

De plus amples informations sur l'inscription à l'AI vous sont fournies dans le "Guide de la collaboration entre les assureurs d'indemnités journalières de maladie et les offices AI avec la participation des employeurs" dès la page 5.

L’AI fournit de nombreuses prestations pour soutenir le maintien en emploi - par exemple, des services de conseil, une aide à l'adaptation du lieu de travail ou des cours de formation. Si le maintien en emploi n'est pas réaliste, les offices AI étudient la possibilité d’une réorientation professionnelle et la préparent le cas échéant. Si la (ré)intégration professionnelle n'est pas (ou plus) possible, l'AI clarifie le droit à la rente de la personne concernée.

Une fois que votre employé s’est enregistré à l’AI, vous recevez de l’office AI un "questionnaire pour l'employeur", qui doit aider l'AI à évaluer la situation. Vous êtes invité à renvoyer aussitôt le questionnaire rempli à l’office AI, au plus tard dans les 10 jours.

Vous devez également fournir à l'office AI toutes les informations pertinentes sur les mesures prises jusqu’ici. Il peut s'agir d'informations/documents relatifs à des placements à l’essai, à des adaptations du poste de travail ou aux mesures de replacement ou de reconversion déjà engagées.

Indiquez également – c’est indispensable - si vous souhaitez avoir un entretien avec l’office AI.

Vous trouvez le questionnaire de l’AI pour l'employeur sous ce lien, et l’office AI responsable ici.

L'objectif principal de l'entretien est le maintien en emploi. Votre besoin de soutien sera également évalué à cette occasion. Soyez aussi coopératif et ouvert que possible. Apportez vos idées pour la reprise du travail du collaborateur concerné. Dites si vous pouvez et voulez garder votre employé. Ensemble, discutez de votre stratégie.

Selon la situation, il peut être fait appel à d'autres partenaires pour clarifier et coordonner la suite de la procédure - par exemple, des représentants d’autres employeurs, des représentants des assureurs (assurance d'indemnités journalières pour maladie, caisse de pension) ou des médecins.

L’entretien (également appelé "table ronde") est organisé par l'AI, qui invite tous les organes et institutions concernés et prépare la discussion en rassemblant les informations nécessaires.

Lors de la discussion, l'employeur, l'office AI et l'assureur d'indemnités journalières maladie décident ensemble qui coordonnera l'intégration professionnelle de votre employé. Ils déterminent également les mesures à prendre pour le maintenir en emploi et/ou assurer son employabilité. Les responsabilités, le partage des coûts et les canaux de communication sont impérativement fixés dans ce cadre.

L'office AI soutient en priorité toute mesure permettant aux employés de rester en activité. Il est donc particulièrement important que vous lui fournissiez les informations/documents suivants (s’ils ne sont pas déjà mentionnés dans le questionnaire pour l'employeur) :

  • placement à l’essai déjà réalisé
  • adaptations apportées au poste de travail
  • mesures de replacement et de reconversion
  • autres mesures que vous avez mises en œuvre ou que vous envisagez d’appliquer

Vous ne trouvez pas de poste approprié dans votre entreprise pour votre employé atteint dans sa santé et vous devriez le licencier ou l'avez déjà licencié ? Dans ce cas, discutez de la suite de la procédure avec l’office AI et avec l’employé afin d’éviter une situation d’exclusion. Faites remarquer que vous avez déjà examiné les options disponibles et demandez un soutien..

Veillez à informer du licenciement les assureurs concernés (assureur d'indemnités journalières pour maladie, office AI, institution de prévoyance/caisse de pension).

"Pour en savoir plus, voir le site du Secrétariat d’Etat à l’économie (SECO) traitant de l’empêchement de travailler (vignette 3) "

Il n'y a pas de protection contre le licenciement pendant la période d'essai. Ensuite, la protection est de 30 jours pendant la première année de travail, de 90 jours de la 2ème à la 5ème année et de 180 jours à partir de la 6ème année. Après cela, il est possible de résilier le contrat en respectant le délai de préavis - même si la maladie se prolonge.

Il est abusif de donner un préavis de licenciement uniquement pour cause de maladie si celle-ci n’affecte pas l’efficacité de l’employé au travail. Un licenciement devient licite si la productivité de celui-ci s’en ressent.

L'incapacité de travail est due à un accident assuré ou à une maladie professionnelle

En principe, l'assureur accidents prend en charge la gestion active des cas d'accidents et de maladies professionnelles. Si vous avez des questions - portant aussi sur l'intégration professionnelle - l'assureur accidents vous aidera à déterminer s’il est nécessaire d’impliquer l’office AI, et de quelle manière.

Il importe toutefois que l’employeur se fasse d'abord une image précise de la probabilité de réinsertion de l’employé sur le lieu de travail. Pour cela, il lui est conseillé de s'entretenir avec lui, éventuellement aussi avec son médecin traitant. Expliquez les exigences du poste de travail. Demandez s'il est possible de reprendre le travail et, si oui, quand et dans quelles conditions. Il est fortement recommandé de recourir au Profil d’intégration axé sur les ressources (PIR). Informez l'assureur accidents des résultats de l'entretien et du recours à cet instrument.

En complément au certificat de capacité de travail, des informations sur les exigences et les conditions du lieu de travail sont échangées via le Profil d'intégration axé sur les ressources (PIR) de Compasso. Cette documentation facilite le retour au poste, surtout quand la personne est partiellement apte au travail, car ses possibilités y sont clairement décrites. Le PIR est une offre relationnelle qui peut être initiée par l’employeur. Celui-ci a aussi la possibilité d’inciter les employés à demander à leur médecin d'utiliser le certificat de capacité de travail SIM (Swiss Insurance Medicine). Informez ou impliquez également les assureurs concernés !

Vous trouvez ici toutes les informations sur le PIR

Vous trouvez ici toutes les informations sur le certificat de capacité de travail SIM


La plateforme Médecine d’assurance suisse (Swiss Insurance Medicine SIM) a développé à partir de 2019 un nouveau certificat médical probant qui cible les ressources et les compétences dont l’employé dispose encore. 

Pour des informations sur le certificat de capacité de travail SIM, cliquez ici


Maintien en emploi : tel est l’objectif !

Un employé est inapte au travail depuis un certain temps en raison d'une maladie ou d'un accident. Vous souhaitez le réembaucher, au pire à temps partiel seulement, parce que vous ne voulez pas perdre ce collaborateur précieux et son expertise dans l'entreprise. Comme vous ne savez pas exactement ce qu’il est possible de faire, vous souhaitez avoir une évaluation médicale de ses ressources.

Car en cas de maladie ou d'accident, les certificats médicaux sont d’une importance capitale. Ils aident les employeurs et les employés à reprendre le travail de manière adéquate. Les deux instruments suivants vous aident à évaluer les prestations dont l’employé concerné reste capable, sous quelle forme et dans quelles conditions :

Le certificat SIM et le PIR concrétisent un changement de paradigme général en matière de réinsertion professionnelle, c’est-à-dire l’abandon de l'ancienne pratique centrée sur les déficits au profit d’une approche axée sur les ressources. Plutôt que les compétences manquantes, ce sont les ressources de la personne, c’est-à-dire ses forces et ses compétences actuelles, qui sont mises en avant. L'utilisation conjointe et parallèle du certificat de capacité de travail et du PIR simplifie le retour (progressif) de l'employé au travail.

Vous trouverez d’autres réponses encore concernant les absences à la rubrique plus haut: "Réponses aux questions fréquentes".
 

Réponses à quelques questions clés

Ci-dessous, une liste de questions-réponses importantes en lien avec des absences pour cause de maladie professionnelle ou d’accident assuré.
 

L'assureur examine le cas et vous informe, ainsi que l’employé accidenté, sur le droit aux prestations. Sa réponse vous parvient généralement dans les trois jours.

S'il est clair, à ce stade précoce, qu'un enregistrement à l'AI se justifie, l'assureur accident prend les dispositions nécessaires pour que l‘accidenté s’inscrive à l'AI. Vous serez informé en conséquence. Pendant la durée du cas d'accident, l'assureur joue un rôle actif dans la gestion du dossier, c'est-à-dire qu'il est en coordination permanente avec les parties concernées, prend les mesures nécessaires et vous informe régulièrement de la situation ou reste en contact avec vous. Cela continue jusqu'au règlement du cas ou jusqu'à la fin de sa responsabilité. Il vous informe des formalités de clôture et assure un accompagnement dans toute solution de suivi éventuelle (par exemple un transfert à la caisse maladie).

Réfléchissez à ce qui constitue la meilleure solution à long terme pour vous et pour l’employé. L’office d'AI ou votre assureur d'indemnités journalières de maladie vous y aidera.

Un retour au travail réussi peut avoir un effet positif sur l'atmosphère de travail dans l’entreprise. Il montre qu’en tant qu’employeur, vous êtes attentif à la situation de chaque salarié - ce qui renforce la confiance de tout le personnel et sa loyauté envers votre entreprise.

Plan systémique de réseau

Le plan de réseau Compasso vous aide, en tant qu'employeur, à trouver votre chemin dans la jungle des assurances sociales et privées pour traiter les cas d’employés en congé de maladie ou victimes d’accident. Les six processus de (ré)intégration professionnelle les plus courants sont illustrés dans des "représentations systémiques". Les schémas ci-dessous visualisent les interfaces entre l'employeur et les partenaires du système et mettent les connexions clairement en évidence.

 

Eventail des tâches et prestations des partenaires

Que faire si un employé est fréquemment absent ou a des problèmes de santé d’une manière générale ? Qui me soutient si je veux le maintenir dans son emploi ? Que peuvent faire les employeurs pour aider leurs employés atteints dans leur santé à réintégrer le marché du travail ? Vous trouverez les premières réponses à ces questions, parmi d'autres, sous les deux liens suivants. Ils donnent des pistes utiles dans les processus d'intégration professionnelle. L'étroite coopération et coordination entre tous les partenaires impliqués permet d'apporter un soutien optimal aux employés ayant des problèmes de santé et à leurs employeurs. Ces aperçus présentent les mesures les plus importantes et ne sont pas exhaustifs. Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à contacter l'AI, votre assureur accident ou votre compagnie d'assurance maladie.