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Avec assurance d’indemnités journalières en cas de maladie

Mes employés sont couverts par une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie; dans le cas présent, l’absence est due à une maladie

En tant qu’employeur, vous devez être au clair sur la possibilité de réintégrer votre collaborateur à son poste de travail. A cet effet, il est utile que vous ayez un entretien avec la personne concernée et, éventuellement, son médecin traitant. Notez que vous n’avez pas le droit de vous renseigner sur le diagnostic. Afin de faciliter l’échange d’informations entre l’employeur et le médecin, le collaborateur concerné peut remettre à son médecin traitant une procuration qui le libère du secret médical.

Expliquez au médecin les exigences liées au poste de travail et demandez-lui si un retour au poste de travail est possible et, le cas échéant, dans quel délai et à quelles conditions.

Intégrez votre assurance d'indemnités journalières maladie comme convenu dans cette procédure.

Instruments

Procuration pour l’échange d’informations relatives au maintien au poste de travail

Réponses à des questions centrales

Lorsque plusieurs partenaires sont impliqués dans le processus, il importe d’assurer un échange d’informations optimal entre toutes les parties prenantes. En tant qu’employeur, vous pouvez vous charger d’organiser une discussion du cas réunissant les personnes suivantes:

  • le collaborateur concerné;
  • les services et institutions participant à la réinsertion professionnelle (assureur d’indemnités journalières en cas de maladie, office AI, médecins traitants).

L’objectif est définir et de coordonner la marche à suivre avec tous les acteurs. Il faut également consigner le traitement et les prochaines étapes ou mesures. Assurez-vous que tous les interlocuteurs, avec leurs numéros de téléphone et adresses électroniques, soient connus.

Après avoir reçu l’annonce de maladie de votre part, l’assureur d’indemnités journalières en cas de maladie examine son obligation de verser des prestations sur la base du dossier médical et des autres documents en sa possession. En général, il vous informe rapidement s’il accepte votre demande d’indemnités journalières en cas de maladie.

De nombreux assureurs offrent d’autres prestations dans les domaines de la détection précoce et du maintien au poste de travail. Ils contribuent ainsi à renforcer la coordination et la collaboration entre partenaires. Ils peuvent en outre demander à votre collaborateur de déposer une demande de prestations à l’office AI compétent et mettre en place un case management. Votre collaborateur bénéficiera ainsi de mesures ciblées en vue de stabiliser son état de santé et sa situation professionnelle.

Il est essentiel que vous, en tant qu’employeur, preniez contact le plus tôt possible avec l’office AI. Cela permet d'enclencher à temps les mesures requises. Il faut cependant bien distinguer entre la communication en vue d’une détection précoce effectuée par vos soins et la demande AI déposée par votre employé:

Signalez le cas à l’AI si votre employé…

  • présente une incapacité de travail ininterrompue de 30 jours au moins ou
  • des incapacités plus courtes mais répétées pour des raisons de santé sur l’année écoulée

ET si l’une des conditions suivantes est remplie:

  • Vous n’êtes pas certain que la réinsertion professionnelle de votre employé se passera sans problème et, en plus, aucun encadrement n’est garanti. (Remarque: de nombreuses assurances d’indemnités journalières en cas de maladie et quelques caisses de pensions proposent des programmes de réadaptation, ou case management. Inscrivez-vous si cette offre est couverte par votre contrat.)
  • Vous souhaitez être conseillé et/ou soutenu par l’office AI.
  • Vous souhaitez que l’office AI vous aide à convaincre votre employé d’y déposer une demande de prestations.

Voici le lien vers le formulaire de communication à l’office AI et la liste des offices AI:

Notez que vous devez au préalable informer la personne concernée de la communication à l’office AI.

Formulaire de communication de détection précoce à l’office AI

Vous pouvez indiquer si vous tenez à être associé activement au processus. L’office AI prend alors contact avec le collaborateur concerné et lui demande son accord à votre participation (du moins partielle) à l’entretien de détection précoce.

Dans cet entretien, le spécialiste de l’AI interroge votre employé au sujet de sa situation personnelle, médicale et professionnelle. À partir de ces informations, l’office AI établit si une demande AI est nécessaire ou non et émet une recommandation.

Il est rare que les employeurs participent à l’entretien de détection précoce, qui traite surtout des thèmes personnels. Dans la mesure où vous êtes un partenaire essentiel de la réinsertion professionnelle, il vous est cependant conseillé de profiter de cette possibilité.

Lorsqu’une demande de prestations AI est indiquée, mais n’a pas encore été déposée, l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie s’en charge, avec information directe à vous en tant qu’employeur.

Le dépôt d’une demande AI de votre employé est judicieuse...

  • ...si vous avez besoin du soutien de l’AI pour son maintien en emploi,
  • ...pour connaître les prestations de l’AI en matière de réinsertion,
  • ...si le collaborateur ne pourra vraisemblablement pas réintégrer son ancien emploi.
Notez que seul le collaborateur est habilité à déposer une demande de prestations AI. Vous pouvez cependant lui prêter assistance.

Voici le lien vers le formulaire de demande AI et la liste des offices AI:

Demande de prestations AI pour adultes: Réadaptation professionnelle/ Rente

L’AI offre de nombreuses prestations soutenant un maintien en emploi, par exemple des conseils, de l’aide pour adapter le poste de travail ou des cours de formation. Lorsqu’un maintien en emploi n’est pas réaliste, les offices AI examinent les possibilités d'une réorientation professionnelle et la prépare le cas échéant. Si cette intégration n’est pas ou n'est plus possible, l’AI détermine le droit à une rente de la personne concernée.

Une fois la demande AI de votre employé déposée, l’office AI compétent vous envoie un «Questionnaire pour l’employeur». L’AI en a besoin pour évaluer la situation de votre employé. Veuillez donc le compléter sans tarder et le retourner à l’office AI sous dix jours.

Faites également parvenir à l’office AI compétent tous les renseignements pertinents sur les mesures déjà prises, par exemple informations/documents sur des placements à l’essai, adaptations du poste de travail ou mesures de réaffectation/reconversion mises en route.

Pensez aussi, impérativement, à indiquer si vous souhaitez en tant qu’employeur avoir un entretien avec l’office AI.

Voici le lien vers le questionnaire AI pour l’employeur et la liste des offices AI:

Questionnaire pour l’employeur: réadaptation professionnelle/rente

Soyez aussi coopératif et ouvert que possible. Présentez vos idées permettant au collaborateur de reprendre son travail. Faites savoir si vous pouvez et voulez garder votre employé, sans oublier de discuter au préalable avec lui de votre stratégie.

Selon la situation, l’on fait appel à des partenaires additionnels pour tirer au clair et coordonner la marche à suivre, par exemple représentants patronaux, représentants des assureurs (assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, caisse de pensions) ou médecins.

L’entretien, ou table ronde, est organisé par l’AI. Elle invite toutes les parties et institutions intéressées et prépare l’entretien en compilant les renseignements nécessaires.

Dans l’entretien, employeur, office AI et assureur d’indemnités journalières en cas de maladie déterminent, ensemble, qui coordonne la intégration professionnelle du collaborateur. Des mesures d’aide sont également décidées pour le maintien dans l’emploi et/ou de l’employabilité du collaborateur. Les responsabilités, la participation aux coûts et les voies de communication convenues dans ce contexte ont alors force obligatoire.

Dans un premier temps, l’office AI soutient toutes les mesures qui permettent au collaborateur de reprendre son travail. Il est donc primordial de fournir les informations/documents suivants à l’AI (sauf si vous les avez déjà joints au questionnaire pour l’employeur):

  • Placements à l’essai déjà effectués par le collaborateur
  • Adaptations apportées au poste de travail de l’employé
  • Mesures de réaffectation/reconversion prises pour l’employé
  • Autres mesures réalisées ou planifiées

Vous pouvez et voulez garder votre employé? Réfléchissez dans ce cas à ce qui est, sur le long terme, une solution judicieuse pour vous et pour votre employé. L’office AI compétent ou votre assurance d’indemnités journalières en cas de maladie vous y aide.

Un retour réussi au travail peut avoir un effet positif sur le climat de l'entreprise. Il montre l’estime que vous témoignez à chaque employé – cela favorise la confiance du personnel à votre égard et renforce leur loyauté envers votre entreprise.

Vous ne trouvez dans votre entreprise aucun emploi qui convienne pour votre collaborateur atteint dans saleur santé et devez donc envisager de le licencier, ou peut-être lui avez-vous déjà donné son congé? Dans ce cas, parlez donc de la suite de la procédure avec l'Office AI compétent et votre collaborateur, afin d'éviter une séparation. Montrez que vous avez déjà étudié certaines possibilités et demandez de l'aide.

Signalez la résiliation des rapports de travail aux assureurs déjà impliqués (assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, office AI, institution de prévoyance/caisse de pensions).

Bases légales

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