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Sans assurance d’indemnités journalières en cas de maladie

Mes employés n’ont pas d’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, mais sont absents pour cause de maladie

Pour vous en tant qu’employeur, il est essentiel que vous soyez d’abord au clair sur la possibilité d'affecter votre employé à son poste de travail. A cette fin, il est utile de parler avec le collaborateur et éventuellement avec son médecin traitant. Notez que vous n’avez en principe pas le droit de vous renseigner sur le diagnostic. Pour simplifier le partage d’informations, vous pouvez demander à votre employé de vous signer une procuration en ce sens.

Expliquez au médecin les exigences que pose le travail concerné et demandez si, et, auquel cas, sous quelles conditions, une réinsertion professionnelle est possible.

Instruments

Formulaire: Octroi d’une autorisation pour l’échange d’informations sur le maintien dans l’emploi

Réponses à des questions centrales

Lorsque plusieurs partenaires sont impliqués, il est important que l’échange entre toutes les parties fonctionne bien. En tant qu’employeur, vous pouvez aussi assumer la responsabilité de l’entretien sur le cas en question. Invitez les personnes suivantes à cette discussion:

  • le collaborateur concerné
  • les services et institutions qui contribuent à faire réussir la réinsertion professionnelle (office AI, médecins traitants, etc.)

L’objectif est de tirer au clair et de coordonner la marche à suivre avec toutes les parties impliquées. Il faut également consigner le traitement et les prochaines étapes ou mesures. Assurez-vous que tous les interlocuteurs, avec leurs numéros de téléphone et adresses électroniques, soient connus.

Il est essentiel que vous, en tant qu’employeur, preniez contact le plus tôt possible avec l’office AI. Cela permet de déclencher à temps les mesures requises. Il faut cependant bien distinguer entre la communication en vue d’une détection précoce effectuée par vos soins et la demande AI déposée par votre employé:

Signalez le cas à l’AI si votre employé…

  • présente une incapacité de travail ininterrompue de 30 jours au moins ou
  • des incapacités plus courtes mais répétées pour des raisons de santé sur l’année écoulée

ET si l’une des conditions suivantes est remplie:

  • Vous n’êtes pas certain que la réinsertion professionnelle de votre employé se passera sans problème et, en plus, aucun encadrement n’est garanti.
(Remarque: certaines caisses de pensions proposent des programmes de intégration, ou case management. Inscrivez-vous si cette offre est couverte par votre contrat.)
  • Vous souhaitez être conseillé et/ou soutenu par l’office AI.
  • Vous souhaitez que l’office AI vous aide à convaincre votre employé d’y déposer une demande de prestations.

Voici le lien vers le formulaire de communication à l’office AI et la liste des offices AI:

Notez que vous devez au préalable informer la personne concernée de la communication à l’office AI.

Formulaire de communication de détection précoce à l’office AI

Vous pouvez indiquer si vous tenez à être associé activement au processus. L’office AI prend alors contact avec le collaborateur concerné et lui demande son accord à votre participation (du moins partielle) à l’entretien de détection précoce.

Dans cet entretien, le spécialiste de l’AI interroge votre employé au sujet de sa situation personnelle, médicale et professionnelle. À partir de ces informations, l’office AI établit si une demande AI est nécessaire ou non et émet une recommandation.

Il est rare que les employeurs participent à l’entretien de détection précoce, qui traite surtout des thèmes personnels. Dans la mesure où vous êtes un partenaire essentiel de la réinsertion professionnelle, il vous est cependant conseillé de profiter de cette possibilité.

Le dépôt d’une demande AI de votre employé est nécessaire...

  • si vous avez besoin du soutien de l’AI pour son maintien dans l’emploi,
  • pour connaître les prestations de l’AI en matière de réinsertion,
  • si le collaborateur ne pourra vraisemblablement pas réintégrer son ancien emploi.

Notez que seul le collaborateur est habilité à déposer une demande de prestations AI. Vous pouvez cependant lui prêter assistance.

Voici le lien vers le formulaire de demande AI et la liste des offices AI:

Demande de prestations AI pour adultes: Réadaptation professionnelle/ Rente

L’AI offre de nombreuses prestations soutenant un maintien dans l’emploi, par exemple des conseils, de l’aide pour adapter le poste de travail ou des cours de formation. Lorsqu’un maintien en emploi n’est pas réaliste, les offices AI examinent les possibilités d'une réorientation professionnelle et la prépare le cas échéant. Si la intégration professionnelle n’est pas ou n'est plus possible, l’AI détermine le droit à une rente de la personne concernée.

Une fois la demande AI de votre employé déposée, l’office AI compétent vous envoie un «Questionnaire pour l’employeur». L’AI en a besoin pour évaluer la situation de votre employé. Veuillez donc le compléter sans tarder et le retourner à l’office AI sous dix jours.

Faites également parvenir à l’office AI compétent tous les renseignements pertinents sur les mesures déjà prises, par exemple informations/documents sur des placements à l’essai, adaptations du poste de travail ou mesures de réaffectation/reconversion déclenchées.

Pensez également à indiquer si vous souhaitez en tant qu’employeur avoir un entretien avec l’office AI.

Voici le lien vers le questionnaire AI pour l’employeur et la liste des offices AI:

Questionnaire pour l’employeur: réadaptation professionnelle/rente

Soyez aussi coopératif et ouvert que possible. Présentez vos idées permettant au collaborateur de reprendre son travail. Faites savoir si vous pouvez et voulez garder votre employé, sans oublier de discuter au préalable avec lui de votre stratégie.

Selon la situation, l’on fait appel à des partenaires additionnels pour tirer au clair et coordonner la marche à suivre, par exemple représentants patronaux, représentants des assureurs (caisse de pensions) ou médecins.

L’entretien, ou table ronde, est organisé par l’AI. Elle invite toutes les parties et institutions intéressées et prépare l’entretien en compilant les renseignements nécessaires.

Dans l’entretien, employeur, office AI et assureur d’indemnités journalières en cas de maladie déterminent ensemble qui coordonne la intégration professionnelle du collaborateur. Des mesures d’aide sont également décidées pour le maintien dans l’emploi et/ou de l’employabilité du collaborateur. Les responsabilités, la participation aux coûts et les voies de communication convenues dans ce contexte ont alors force obligatoire.

Dans un premier temps, l’office AI soutient toutes les mesures qui permettent au collaborateur de reprendre son travail. Il est donc primordial de fournir les informations/documents suivants à l’AI (sauf si vous les avez déjà joints au questionnaire pour l’employeur):

  • Placements à l’essai déjà effectués par le collaborateur
  • Adaptations apportées au poste de travail de l’employé
  • Mesures de réaffectation/reconversion prises pour l’employé
  • Autres mesures réalisées ou planifiées

Pouvez et voulez-vous garder votre employé? Réfléchissez à ce qui est, sur le long terme, une solution judicieuse pour vous et pour votre employé. L’office AI compétent vous y aide.

Un retour réussi au travail peut avoir un effet positif sur le climat de l'entreprise. Il montre l’estime que vous témoignez à chaque employé – cela favorise la confiance du personnel à votre égard et renforce leur loyauté envers votre entreprise.

Vous ne trouvez dans votre entreprise aucun emploi qui convienne pour votre collaborateur atteint dans saleur santé et devez donc envisager de le licencier, ou peut-être lui avez-vous déjà donné son congé? Dans ce cas, parlez donc de la suite de la procédure avec l'Office AI compétent et votre collaborateur, afin d'éviter une séparation. Montrez que vous avez déjà étudié certaines possibilités et demandez de l'aide.

Signalez la résiliation des rapports de travail aux assureurs déjà impliqués (office AI, institution de prévoyance/caisse de pensions).

Bases légales

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